Términos y Condiciones de Participación de Marca

En estos Términos:

Reserva significa una orden, formulario de reserva, propuesta, factura, pedido en línea u otra confirmación escrita aceptada por el Cliente para la participación en un Evento.

Formulario de Reserva significa el documento o confirmación de reserva electrónica que establece los términos comerciales específicos de una Reserva.

Cliente significa la empresa, marca, fabricante, distribuidor, proveedor u otro negocio que realiza la Reserva.

Evento significa el RoadTrip, evento curado de descubrimiento de marcas, presentación a compradores, sala de exposición temporal u otro evento de negocio a negocio identificado en la Reserva.

Tarifa del Evento significa las tarifas pagaderas por el Cliente por la Reserva.

Materiales del Evento significa información de productos, imágenes, descripciones, videos, información de precios, activos de marca y otros materiales suministrados por el Cliente para su uso en relación con un Evento.

Organizador, nosotros o nuestro significa la compañía del grupo Curia identificada como la parte contratante en el Formulario de Reserva.

Productos significa los productos del Cliente suministrados, exhibidos, probados, demostrados o promocionados en relación con un Evento.

Minorista significa el minorista, mayorista, distribuidor, organización de compradores u otra organización comercial que organiza o participa en un Evento.

Comprador significa cualquier empleado, representante, agente u otro profesional de compras asociado con un Minorista.

Muestras significa Productos u otros materiales físicos suministrados por el Cliente para su uso en un Evento.

2.1 Nuestros Eventos se proporcionan exclusivamente sobre una base de negocio a negocio.

2.2 Al realizar una Reserva, la persona que la realiza confirma que: (a) actúa con fines comerciales; (b) tiene autoridad para vincular al Cliente; y (c) el Cliente acepta estos Términos.

2.3 Una Reserva se vuelve vinculante cuando emitimos una confirmación por escrito, aceptamos una reserva en línea, emitimos una factura tras la aceptación o confirmamos la Reserva por escrito de otra manera.

3.1 Cada Reserva consta de: (a) el Formulario de Reserva; (b) estos Términos; y (c) cualesquiera términos adicionales escritos expresamente incorporados al Formulario de Reserva.

3.2 Si existe algún conflicto, los documentos tienen prioridad en el orden enumerado anteriormente.

3.3 Cualquier término contenido en una orden de compra del Cliente u otro documento del Cliente no se aplica a menos que lo aceptemos expresamente por escrito.

4.1 RoadTrip ofrece oportunidades curadas para que las marcas y los Productos sean presentados a Compradores minoristas relevantes.

4.2 Dependiendo del Evento, nuestros servicios pueden incluir: (a) creación de un exhibidor o entorno de descubrimiento temporal de marca; (b) presentación o exhibición de Productos; (c) suministro de información de Productos y marcas a Compradores; (d) muestreo o demostración de Productos; (e) presentación digital de Materiales del Evento; (f) facilitación del descubrimiento y compromiso del Comprador; y (g) recopilación o intercambio de comentarios del Comprador cuando se incluya expresamente en la Reserva.

4.3 A menos que se indique expresamente lo contrario en el Formulario de Reserva, no se requiere que el Cliente asista al Evento en persona.

4.4 Retenemos un control operativo razonable sobre la disposición, presentación, formato, cronograma y entrega de cada Evento.

5.1 El Cliente reconoce que RoadTrip proporciona acceso y oportunidades de descubrimiento de productos, no resultados comerciales garantizados.

5.2 No garantizamos: (a) que algún Comprador en particular asista o revise los Productos del Cliente; (b) un número mínimo de Compradores a menos que se indique expresamente en el Formulario de Reserva; (c) la duración del compromiso de cualquier Comprador con un Producto; (d) comentarios del Comprador; (e) reuniones, conversaciones de seguimiento o presentaciones; (f) listados, pedidos, acuerdos de distribución u otras relaciones comerciales; (g) un valor de ventas particular o retorno de la inversión; o (h) que un Minorista considerará los Productos comercialmente adecuados.

5.3 Todas las decisiones de compra, surtido y comerciales son tomadas de forma independiente por el Minorista correspondiente.

5.4 Ningún Minorista o Comprador es nuestro empleado, agente o representante, y no tenemos autoridad para vincular a un Minorista a ningún acuerdo comercial con el Cliente.

6.1 Cuando una Reserva identifica un Minorista específico, el Evento se organizará para ese Minorista a menos que el Formulario de Reserva indique expresamente lo contrario.

6.2 Cuando una Reserva identifica una categoría o área de Producto, haremos esfuerzos razonables para presentar los Productos a los Compradores responsables o relevantes para esa área.

6.3 Los Minoristas controlan a su propio personal y pueden cambiar los Compradores participantes, las responsabilidades de categoría, las estructuras internas o la asistencia con poca antelación.

6.4 Un cambio de Comprador individual no constituye la cancelación del Evento siempre que el Evento continúe con el Minorista nombrado y siga siendo razonablemente relevante para la categoría reservada.

6.5 No garantizamos la exclusividad de categoría a menos que se indique expresamente en el Formulario de Reserva. Productos de marcas competidoras pueden participar en el mismo Evento.

7.1 Los Minoristas son terceros independientes y pueden cancelar, posponer o cambiar sustancialmente un Evento por razones fuera de nuestro control.

7.2 Si un Minorista nombrado cancela o no puede organizar un Evento, podemos ofrecer al Cliente: (a) un Evento reprogramado con el mismo Minorista; (b) un Evento alternativo que razonablemente creemos que proporciona relevancia comercial comparable; o (c) un crédito por el monto pagado por el Evento afectado.

7.3 No se requerirá que el Cliente acepte un Minorista alternativo materialmente diferente del Minorista originalmente reservado.

7.4 Cuando: (a) el Minorista nombrado no puede ser reprogramado razonablemente; (b) el Cliente no acepta un Evento de reemplazo materialmente diferente; y (c) no podemos proporcionar el servicio reservado, el Cliente puede solicitar un reembolso de la Tarifa del Evento pagada por ese Evento afectado.

7.5 Un reembolso bajo la cláusula 7.4 será el único recurso financiero del Cliente en relación con esa cancelación, excepto cuando la ley aplicable exija lo contrario.

8.1 Podemos realizar cambios razonables en: (a) el horario del Evento; (b) el formato; (c) el lugar dentro de la misma ubicación general; (d) la disposición del exhibidor; (e) el formato de presentación; (f) el horario de los Compradores; o (g) los arreglos operativos, cuando sea necesario para llevar a cabo el Evento de manera efectiva.

8.2 Informaremos al Cliente de los cambios materiales siempre que sea razonablemente posible.

8.3 Los cambios operativos menores no dan derecho al Cliente a cancelar o recibir un reembolso.

9.1 El Cliente debe pagar la Tarifa del Evento especificada en el Formulario de Reserva.

9.2 Salvo que se indique lo contrario, todos los precios: (a) excluyen IVA, GST, impuesto sobre las ventas y otros impuestos aplicables; y (b) excluyen envío, aranceles aduaneros, cargos de importación y otros costos asociados con la entrega de Muestras o materiales.

9.3 El Cliente es responsable de todos los impuestos aplicables, excepto los impuestos aplicados a nuestros ingresos netos.

9.4 El pago debe realizarse dentro del período especificado en el Formulario de Reserva o factura.

9.5 Cuando se requiera el pago antes de un Evento, podemos suspender la participación hasta que se reciba el pago compensado.

9.6 El Cliente es responsable de los cargos bancarios y los cargos por conversión de moneda relacionados con su pago.

9.7 Cuando lo permita la ley aplicable, los montos adeudados pueden generar intereses razonables y costos de recuperación.

10.1 Una Reserva reserva capacidad para el Cliente y puede impedirnos vender esa capacidad a otra marca.

10.2 A menos que se establezcan diferentes términos de cancelación en el Formulario de Reserva, se aplican los siguientes términos predeterminados:

Más de 90 días antes del Evento: el Cliente puede transferir la Tarifa del Evento a otro Evento RoadTrip elegible que ocurra dentro de los 12 meses, sujeto a disponibilidad.

Entre 60 y 90 días antes del Evento: el 50% de la Tarifa del Evento puede transferirse como crédito a otro Evento elegible que ocurra dentro de los 12 meses.

Menos de 60 días antes del Evento: la Tarifa del Evento no es reembolsable ni transferible.

10.3 No se proporcionan reembolsos en efectivo por cancelaciones del Cliente a menos que lo acordemos expresamente.

10.4 Un Cliente puede solicitar la sustitución de otro Producto o marca de la misma entidad legal, pero esto está sujeto a nuestra aprobación y a la idoneidad de la categoría.

11.1 El Cliente es responsable de suministrar los Productos y Muestras requeridos para el Evento de acuerdo con nuestras instrucciones.

11.2 Las Muestras deben: (a) llegar al lugar especificado antes de la fecha límite proporcionada; (b) estar debidamente embaladas para el transporte y la manipulación; (c) ser suministradas en cantidad suficiente cuando se requiera el muestreo; (d) cumplir con todos los requisitos de etiquetado y seguridad aplicables; y (e) tener una vida útil suficiente para su uso previsto.

11.3 A menos que se acuerde lo contrario, el Cliente es responsable de todos los costos asociados con: (a) el transporte; (b) los servicios de mensajería; (c) el despacho de aduanas; (d) los aranceles de importación; (e) los impuestos; (f) las licencias; y (g) las aprobaciones regulatorias.

11.4 La falta de llegada de las Muestras a tiempo no da derecho al Cliente a un reembolso cuando estábamos listos y pudimos proporcionar el Evento.

11.5 Cuidaremos razonablemente los Productos en nuestra posesión, pero no somos responsables de daños cosméticos menores derivados de un transporte, exhibición, manipulación o muestreo razonables.

11.6 Las Muestras se consideran generalmente materiales promocionales consumibles y no se devolverán a menos que se acuerde de antemano.

11.7 Después de un Evento, las Muestras no utilizadas pueden, a nuestra discreción y cuando sea legal: (a) ser retenidas para una actividad de seguimiento razonable; (b) ser proporcionadas a los Compradores; (c) ser donadas; (d) ser recicladas; o (e) ser eliminadas de forma segura.

11.8 El Cliente debe informarnos por escrito antes del Evento si los Productos requieren arreglos específicos de almacenamiento, manipulación, refrigeración, seguridad o eliminación.

12.1 El Cliente es el único responsable de los Productos que suministra.

12.2 El Cliente garantiza que, según su leal saber y entender y habiendo realizado las consultas razonables, todos los Productos suministrados para un Evento: (a) son seguros; (b) son de calidad comercial satisfactoria para el fin para el que se suministran; (c) cumplen con las leyes y regulaciones aplicables en la jurisdicción en la que se exhiben, muestrean o suministran; (d) están correctamente etiquetados; (e) declaran con precisión los ingredientes y alérgenos cuando corresponda; (f) llevan las advertencias e instrucciones legalmente requeridas; (g) no son falsificaciones; (h) no infringen los derechos de propiedad intelectual de terceros; (i) no están sujetos a una retirada de producto o aviso de seguridad que haga inapropiado su suministro o exhibición; y (j) pueden promocionarse y suministrarse legalmente en el Evento.

12.3 El Cliente debe notificarnos inmediatamente de: (a) una retirada de producto; (b) una preocupación de seguridad; (c) una declaración de alérgenos incorrecta; (d) una acción regulatoria; (e) un error material de etiquetado; o (f) cualquier otro problema que pueda hacer inapropiada la exhibición o el muestreo continuado de un Producto.

12.4 Podemos negarnos a exhibir, retirar o dejar de muestrear cualquier Producto cuando creamos razonablemente que existe una preocupación de seguridad, legal, regulatoria, reputacional u operativa.

13.1 Los Clientes que suministren alimentos, bebidas, suplementos, cosméticos u otros Productos consumibles deben proporcionar cualquier información razonablemente solicitada por nosotros con respecto a: (a) ingredientes; (b) alérgenos; (c) requisitos de almacenamiento; (d) vida útil; (e) fechas de caducidad o consumo preferente; (f) instrucciones de preparación; y (g) estado regulatorio.

13.2 Los Productos que requieran refrigeración, congelación, cocción, preparación o almacenamiento controlado solo podrán suministrarse cuando se hayan acordado previamente dichos arreglos.

13.3 Podemos negarnos a probar un Producto incluso cuando se mantenga exhibido como parte de un Evento.

14.1 El Cliente es responsable de garantizar que todos los Materiales del Evento que se nos suministren sean completos y precisos.

14.2 Esto incluye: (a) descripciones de productos; (b) precios; (c) precios minoristas recomendados; (d) tamaños de caja; (e) márgenes; (f) información de distribución; (g) certificaciones; (h) declaraciones de sostenibilidad; (i) declaraciones nutricionales; (j) declaraciones de rendimiento; y (k) otras declaraciones comerciales o de marketing.

14.3 Tenemos derecho a confiar en la información suministrada por el Cliente y no estamos obligados a verificarla de forma independiente.

15.1 El Cliente conserva la titularidad de sus marcas comerciales, imágenes, información de Productos y demás propiedad intelectual.

15.2 El Cliente nos otorga una licencia mundial, no exclusiva y libre de regalías durante la duración de la Reserva y un período razonable posterior para usar, reproducir, redimensionar, formatear y mostrar Materiales del Evento con el fin de: (a) promocionar la participación del Cliente; (b) preparar y entregar el Evento; (c) exhibir Productos a los Compradores; (d) operar plataformas digitales asociadas; (e) comunicar información de seguimiento sobre el Evento; y (f) informar sobre el Evento.

15.3 No adquiriremos la titularidad de la propiedad intelectual del Cliente al usarla bajo esta licencia.

15.4 El Cliente garantiza que tiene los derechos y permisos necesarios para proporcionarnos todos los Materiales del Evento para estos fines.

16.1 Podemos fotografiar o grabar nuestro entorno del Evento, instalaciones y exhibiciones para fines operativos, documentales y promocionales.

16.2 Esto puede incluir Productos, empaques, stands y materiales de marca.

16.3 Si el Cliente requiere que ciertos Productos, materiales confidenciales o empaques no lanzados no aparezcan en el contenido promocional público, debe notificarnos antes del Evento.

16.4 Haremos esfuerzos razonables para respetar las restricciones de confidencialidad escritas razonables.

17.1 El Cliente debe tratar la información confidencial obtenida a través de un Evento de manera adecuada y no debe divulgar información confidencial sobre un Minorista o Comprador sin permiso.

17.2 Cualquier información de contacto del Comprador proporcionada por nosotros solo debe utilizarse para un seguimiento comercial legítimo relacionado con los Productos del Cliente y en cumplimiento de las leyes de privacidad y marketing directo aplicables.

17.3 El Cliente no debe representar que: (a) un Minorista respalda al Cliente o sus Productos; (b) un Minorista ha acordado listar un Producto; o (c) existe una relación comercial, a menos que el Minorista lo haya confirmado expresamente.

18.1 Cada parte mantendrá confidencial la información recibida de la otra parte y la utilizará únicamente para fines relacionados con la Reserva.

18.2 Esta obligación no se aplica a la información que: (a) sea de dominio público, salvo por incumplimiento de este Acuerdo; (b) ya era conocida legalmente por la parte receptora; (c) se desarrolle de forma independiente; (d) se reciba legalmente de otra fuente; o (e) deba divulgarse por ley o por una autoridad competente.

18.3 Nada de lo dispuesto en estos Términos nos impide identificar al Cliente como participante del Evento a menos que se haya acordado por escrito el anonimato o la confidencialidad.

19.1 Cada parte debe cumplir con las leyes de protección de datos y privacidad aplicables.

19.2 Procesaremos los datos personales de acuerdo con nuestra Política de Privacidad.

19.3 El Cliente debe asegurarse de que los datos personales que se nos proporcionen se hayan recopilado y compartido legalmente.

19.4 Cuando se proporcionen al Cliente los datos de contacto del Comprador u otros contactos comerciales, el Cliente se convierte en responsable de su uso posterior de esa información.

19.5 Estos Términos no constituyen un permiso para enviar comunicaciones de marketing cuando se requiere un consentimiento separado u otra base legal según la ley aplicable.

20.1 El Cliente debe comportarse profesionalmente en todas las interacciones que surjan de un Evento.

20.2 Ninguna de las partes podrá ofrecer o proporcionar ningún pago, incentivo o ventaja indebida en relación con un Evento.

20.3 El Cliente debe cumplir con las leyes aplicables contra el soborno, la corrupción, las sanciones y el control comercial.

20.4 Podemos suspender inmediatamente a un Cliente de un Evento cuando su participación pueda razonablemente: (a) infringir la ley; (b) crear un riesgo de seguridad; (c) dañar el Evento; (d) dañar materialmente nuestra relación con un Minorista; o (e) causar un daño grave a la reputación.

21.1 El Cliente es responsable de mantener un seguro apropiado para su negocio y Productos.

21.2 Cuando se solicite razonablemente, el Cliente debe proporcionar pruebas de responsabilidad del producto relevante u otro seguro antes de la participación.

22.1 En la medida permitida por la ley aplicable, el Cliente nos indemnizará contra reclamaciones de terceros, pérdidas, daños y costos razonables que surjan directamente de: (a) Productos defectuosos o inseguros suministrados por el Cliente; (b) reclamaciones de productos inexactas o ilegales suministradas por el Cliente; (c) infracción de derechos de propiedad intelectual de terceros por los Materiales del Evento; (d) el incumplimiento material por parte del Cliente de las leyes de productos aplicables; o (e) fraude, conducta dolosa o incumplimiento material de estos Términos por parte del Cliente.

22.2 Esta indemnización no se aplica en la medida en que una reclamación haya sido causada por nuestra negligencia, conducta dolosa o incumplimiento de estos Términos.

23.1 Nada de lo dispuesto en estos Términos excluye o limita la responsabilidad que no pueda ser legalmente excluida o limitada.

23.2 Sin limitar la cláusula 23.1, nada de lo dispuesto en estos Términos excluye la responsabilidad por: (a) fraude o tergiversación fraudulenta; (b) mala conducta intencional cuando dicha responsabilidad no pueda ser legalmente excluida; (c) muerte o lesiones personales causadas por negligencia cuando la exclusión esté prohibida por ley; o (d) cualquier otra responsabilidad que la ley aplicable exija que permanezca ilimitada.

23.3 Sujeto a la cláusula 23.1, ninguna de las partes será responsable ante la otra por: (a) pérdida de beneficios; (b) pérdida de ingresos; (c) pérdida de ahorros anticipados; (d) pérdida de oportunidad; (e) pérdida de fondo de comercio; o (f) pérdidas indirectas o consecuentes, que surjan de una Reserva.

23.4 No somos responsables de las pérdidas resultantes de: (a) una decisión comercial independiente de un Minorista; (b) la falta de obtención de un listado o pedido; (c) la conducta de un Minorista o Comprador; (d) Muestras retrasadas o perdidas mientras eran transportadas por un transportista externo; (e) información inexacta suministrada por el Cliente; o (f) eventos fuera de nuestro control razonable.

23.5 Sujeto a las cláusulas 23.1 y 23.2, nuestra responsabilidad total acumulada que surja de o se relacione con una Reserva no excederá el 100% de las Tarifas del Evento pagadas o por pagar por el Cliente por el Evento que dio lugar a la reclamación.

23.6 Las limitaciones de esta cláusula se aplican solo en la medida permitida y exigible por la ley que rige la Reserva pertinente.

24.1 Ninguna de las partes será responsable por el retraso o el incumplimiento de las obligaciones causadas por circunstancias ajenas a su control razonable.

24.2 Tales circunstancias pueden incluir: (a) condiciones climáticas severas; (b) desastres naturales; (c) incendios o inundaciones; (d) epidemias o emergencias de salud pública; (e) guerra, terrorismo o disturbios civiles; (f) restricciones gubernamentales; (g) acciones industriales; (h) interrupciones importantes del transporte; (i) fallas de servicios públicos o telecomunicaciones; (j) cierre del lugar; o (k) otras circunstancias comparables fuera del control razonable.

24.3 La parte afectada hará esfuerzos razonables para minimizar las interrupciones.

24.4 Cuando un Evento no pueda llevarse a cabo debido a fuerza mayor, podemos: (a) reprogramarlo; (b) cambiar su formato cuando sea razonablemente apropiado; o (c) emitir un crédito para otro Evento.

24.5 Cuando el cumplimiento sea permanentemente imposible y no se pueda proporcionar una alternativa razonable, abordaremos los reembolsos o créditos de manera justa, teniendo en cuenta los servicios ya prestados, los costos comprometidos de terceros y la ley aplicable.

25.1 Podemos suspender o terminar una Reserva cuando el Cliente: (a) no pague los montos adeudados; (b) incumpla materialmente estos Términos; (c) suministre Productos que creen una preocupación de seguridad o regulatoria; (d) proporcione información materialmente engañosa; (e) se comporte de una manera que pueda dañar nuestra relación con un Minorista; (f) se vuelva insolvente; o (g) participe en conducta ilícita relacionada con el Evento.

25.2 Cuando un incumplimiento pueda ser razonablemente subsanado, normalmente daremos al Cliente una oportunidad razonable para subsanarlo antes de la terminación.

25.3 No se adeudará ningún reembolso cuando terminemos la participación debido al incumplimiento material del Cliente.

26.1 Las partes son contratistas independientes.

26.2 Nada de lo dispuesto en estos Términos crea: (a) una sociedad; (b) una empresa conjunta; (c) una relación laboral; (d) una agencia; o (e) una relación fiduciaria.

26.3 Ninguna de las partes podrá obligar a la otra, excepto cuando esté expresamente autorizada por escrito.

27.1 El Cliente no podrá transferir una Reserva a otra entidad legal sin nuestro consentimiento por escrito.

27.2 Podemos utilizar empleados, contratistas, proveedores de logística, proveedores de locales y otros subcontratistas para la realización de Eventos.

27.3 Seguimos siendo responsables de nuestras obligaciones contractuales a pesar de la utilización de subcontratistas.

27.4 Podemos ceder una Reserva a otra empresa dentro del grupo Curia como parte de una reorganización corporativa genuina, siempre que esto no reduzca materialmente los derechos contractuales del Cliente.

28.1 Las comunicaciones rutinarias relativas a los Eventos podrán enviarse por correo electrónico.

28.2 Las notificaciones formales relacionadas con la rescisión o las reclamaciones legales deberán enviarse a la dirección registrada o principal de la empresa, o a la dirección de correo electrónico legal designada, de la parte pertinente.

29.1 La Reserva y estos Términos constituyen el acuerdo completo relacionado con el Evento.

29.2 Cada parte reconoce que no ha dependido de declaraciones no incorporadas expresamente en la Reserva, excepto que nada limita la responsabilidad por tergiversación fraudulenta.

30.1 Los cambios a una Reserva existente deben acordarse por escrito.

30.2 Podemos actualizar estos Términos para futuras Reservas.

30.3 Los Términos en línea actualizados no alterarán retrospectivamente una Reserva confirmada a menos que: (a) lo exija la ley; o (b) lo acuerden las partes.

La falta o el retraso en el ejercicio de un derecho contractual no implica la renuncia a dicho derecho.

Si una parte de estos Términos se considera inválida o inaplicable, se modificará o eliminará solo en la medida mínima necesaria y el resto seguirá en vigor.

A menos que se indique expresamente lo contrario, una persona que no sea parte en una Reserva no tiene derecho a hacer cumplir sus términos, sujeto a la ley aplicable.

34.1 La ley aplicable y el foro de resolución de disputas para cada Reserva se especificarán en el Formulario de Reserva.

34.2 Las partes acuerdan someterse a los tribunales o al foro de resolución de disputas identificado en el Formulario de Reserva.

34.3 Si el Formulario de Reserva no especifica la ley aplicable, la Reserva se regirá por las leyes de la jurisdicción en la que la entidad Organizadora contratante tiene su domicilio social, excluyendo sus normas de conflicto de leyes en la medida permitida por la ley aplicable.

34.4 Si el Formulario de Reserva no especifica un foro de disputas, los tribunales con jurisdicción sobre el domicilio social de la entidad Organizadora contratante tendrán jurisdicción, sujeto a la ley imperativa aplicable.

La entidad contratante de Curia relevante se identificará en el Formulario de Reserva y la factura. Las posibles entidades contratantes pueden incluir:

Reino Unido: CURIA Experiences (UK) Ltd, registrada en Escocia, número de empresa 892904. Domicilio social: 60 Tradeston Street, Glasgow, G5 8BH — o cualquier otra empresa del grupo Curia expresamente identificada en el Formulario de Reserva.